Kaufmännisches Gebäudemanagement & Querschnittsaufgaben
Bereich G3-31
Der Bereich Kaufmännisches Gebäudemanagement & Querschnittsaufgaben G3-31 beschäftigt derzeit ca. 40 Mitarbeiter*innen und gliedert sich in 5 Teams:
contact information
- telephone: +49 551 3963015
- e-mail address: tanja.pfeifer(at)med.uni-goettingen.de
contact information
- telephone: +49 551 3963201
- e-mail address: sascha-marcel.wolter(at)med.uni-goettingen.de
Controlling (G3-310)
Das Controlling-Team besteht aus drei Mitarbeiter*Innen und ist verantwortlich für die Kostenkontrolle, das Reporting sowie die Analyse von Kennzahlen.
Die enge sachgebiets- und geschäftsbereichsübergreifende Zusammenarbeit stellt zugleich ein effektives Risikomanagement sicher.
Bauhaushalt (G3-3110)
Unser Team besteht aus 7 Kaufleuten und ist vorrangig für die Erstellung und Abrechnung von Architekten- und Ingenieurverträgen sowie für die Überwachung des Bauhaushaltes und der Baumittelsteuerung verantwortlich. Von der Erfassung bis hin zur Anweisung der Eingangsrechnungen durchlaufen in unserem Bereich im Schnitt jährlich über 2.600 Rechnungen. Wir erstellen jährlich über 160 Architekten- und Ingenieurverträge und prüfen die rund 360 eingehenden Honorarabrechnungen rechnerisch.
Wir stehen in enger Zusammenarbeit mit den Projektleiter*innen des Baumanagements und den Bereichs- sowie Teamleitern des G3-34 Technischen Gebäudemanagements und tragen die Verantwortung für die kaufmännische Abwicklung der Bauprojekte. Darüber hinaus unterstützen wir die Projektleiter*innen bei der Administrative unseres Bauprogrammes.
Zudem verwalten wir die Bewilligungen der Zuwendungsbescheide aller vom Land finanzierten Maßnahmen und stehen in enger Abstimmung mit dem Bereich G3-1 Finanzen.
Weiterhin erstellen wir Verwendungsnachweise und stehen dabei mit dem Niedersächsischen Ministerium für Wissenschaft und Kultur (MWK), dem Staatlichen Baumanagement Südniedersachsen und der internen Revision der UMG in Verbindung. Zugleich werden anhand der von uns angefertigten Unterlagen die Bauleitungsmittel und Baunebenkosten ermittelt und abgerechnet.
Abteilungsübergreifend sind wir im Sachgebiet G3-32 Baumanagement Beauftragte für das Qualitätsmanagement und erstellen Verfahrens- und Arbeitsanweisungen nach der DIN EN ISO 9001:2015. Nach dieser Norm sind wir bereits mehrfach re-zertifitiert.
Zeichenbüro und Dokumentation (G3-3120)
Die Erstellung, Bearbeitung und Dokumentation sämtlicher Bauzeichnungen wird in diesem Bereich zentral für den baulichen und den technischen Teil geführt. Die Aufgaben werden derzeit durch 11 Mitarbeiter*innen (incl. Azubis) umgesetzt, das sind Bauzeichner*innen Fachrichtung Architektur und Technische Systemplaner*innen der Fachrichtungen Versorgungstechnik (HKLS) und Elektrotechnik.
Besonders für Planungen des G3-32 und Installationen des G3-34 ist das Zeichenbüro eine wichtige Anlaufstelle:
Es werden zeichnerische Unterlagen für große und kleine Neu-, Um- und Erweiterungsbaumaßnahmen erstellt.
Die Bauzeichner*innen und Techn. Systemplaner*innen konstruieren modellorientiert mit entsprechender CAD-Software, dabei arbeiten sie eng zusammen und bauen auf gegenseitige Planinformationen auf (z.B. Plan-Verknüpfungen). Die Informationstiefe und Detaillierung ist jeweils projektabhängig. Aus den Zeichnungsmodellen werden je nach Gewerk entsprechende Pläne, Berechnungen oder teilweise Visualisierungen abgeleitet.
Parallel ist das Zeichenbüro für die Aktualität der digitalen Bestandspläne/-daten zuständig (d.h. stetige Anpassung/ Erweiterung /ggf. Aufnahme). Damit stellt der Bereich auch eine Grundlage für das FM (Facility-Management) zur Verfügung, erstellt und pflegt sicherheits- und brandschutztechnisch relevante Pläne und liefert z.B. bei Installationsarbeiten den Handwerkern wichtige Unterlagen. Gewerk bezogen werden die erforderlichen Pläne zur Verfügung gestellt (Lage- oder Übersichtspläne, Grundrisse, Ansichten, Schnitte, Strangschemen, Verteilerpläne).
Auch für Folgeplanungen (z.B. Umbauten) sind stimmige Bestandunterlagen stets die Basis.
Sind Externe Unternehmen in die Projekte eingebunden, stellt das Zeichenbüro den Projektverantwortlichen zu Beginn die Bestandsunterlagen (ggf. auch Konzeptplanungsunterlagen) zur Verfügung.
Nach Umsetzung der Maßnahmen werden die gemäß unseren Richtlinien erstellten Ausführungs-/Revisionsdaten geprüft und in unserem System eingearbeitet. Damit ist u.a. auch für Störungsfälle gewährleistet, dass die Bestandsunterlagen aktuell sind.
Im Rahmen der Neubauplanung arbeitet der Bereich gemeinsam mit der Bauplanung an der praktischen Umsetzung des Building Information Management (BIM) für die UMG.
Zutrittsmanagement (G3-3130)
Zentrale Kartenstelle
- Erstellung und Pflege von 8.500 Mitarbeiterkarten und 5.000 Parkkarten
- Verwaltung von 250 Siport-Zutrittsprofilen im Kartenmanagementsystem
- Bestellung und Beschaffung der Diensthandys
- Vergabe des VSN-Tickets (Jobtickets) als Jahresabonnement für die Beschäftigten
- Ausgabe der Pieper- bzw. Personensuchempfänger
Schlüsselservice
- Verwaltung von 150 Schließanlagen mit dazugehörigen 500.000 Schüsseln
- Pflege von 8.550 Schlüsselakten (ca. 20.000 Buchungen, Aus- und Rücknahmen pro Jahr)
- Erstellung von Schließanlagenkonzepten bei Um- und Neubauten
- Einführung neuer elektronischer Zutrittssysteme für die gesamte UMG in Zusammenarbeit mit der UNI
Raum und Liegenschaftsmanagement + Vermietung (G3-3140)
- Verwaltung von 32 Flurstücken mit 419.500 m2 Fläche
- Datenpflege von 19.280 Räumen in 71 Gebäuden mit einer Gesamtfläche von 408.400 m2
- Erstellung von Raumkonzepten, Flächenbedarfsberechnungen und Weiterentwicklung der Systemlandschaft ConjectFM
- Betreuung von 309 Appartements in 2 Personalwohnheimen
- Erstellung von Gewerbeverträgen und Nutzungsvereinbarungen
- Prüfung und Erstellung von Betriebskostenabrechnungen