Vorlagen zum Projektmanagement

Projektvereinbarung

Regelt die wichtigsten Punkte die zwischen Auftraggeber und Projektleiter zu vereinbaren sind. Besonderer Wert sollte auf eine klare Darstellung der Ziele nach SMART-Kriterien geachtet werden. Evaluationskennzahlen sind manchmal schwer zu erheben. Sie sind jedoch zwingende Voraussetzung um Projektfortschritt und -erfolg messbar zu machen.

Perspektive und Handlungsfeld bezieht sich auf die Strategiekarte der UMG.

Unter Restriktionen sollten alle Punkt aufgeführt werden, die das Projekt begrenzen oder zu denen eine Abhängigkeit besteht. Dies können interne Auflagen, Gesetze und Verordnungen aber auch Schnittstellen zu anderen Projekten o.ä. sein. Zu den Randbedingungen zählen auch Abgrenzungen was nicht zu dem Projekt gehört, d.h. von einer Erarbeitung expliziert ausgeschlossen ist.

Die Projektvereinbarung selbst ist sehr schmal ausgelegt. Je nach Projektumfang sollten daher weitere ergänzende Unterlagen der Projektvereinbarung beigelegt werden.

Projektstatusbericht

Der Projektstatusbericht soll dem Auftraggeber und/oder dem Projektcontrolling einen Überblick über den aktuellen Projektstand geben. Der Projektstatusbericht wird i.d.R. monatlich fortgeschrieben. Das ZPM/OE hat hierfür zwei unterschiedliche Formulare entwickelt:

• Excel-basierter Statusbericht:
  Ermöglicht eine knappe Darstellung des Projektstandes. Hinterlegt ist eine „Vierer-Ampel“ in den drei Ausprägungen Termin, Ziele, Kosten. Ein Algorithmus errechnet hieraus die zentrale Statusampel.
• Powerpoint-basierter Statusbericht:
  Kann damit auch in Präsentationen, z.B. für Lenkungsausschuss genutzt werden. Kurzer Überblick über den derzeitigen Projektstand mit anstehenden Maßnahmen und derzeitigen Risiken. Es besteht lediglich eine Ampel die für übergreifend für das Projekt die derzeitige Situation dokumentiert.

Projektabschlussbericht

Der Projektabschlussbericht sollte innerhalb von vier Wochen nach dem offiziellen Projektende erstellt werden. Er fasst die wesentlichen Projektergebnisse und teilweise auch die Abweichungen von der ursprünglichen Planung nochmals zusammen. Sollten auch noch Projektende noch Punkte offen sein, werden diese mit einer eindeutigen Verantwortung kurz angezeigt. Um für künftige Projekte zu lernen sind kritische Faktoren der Projektarbeit kurz aufzuführen. Relevant ist weiterhin die Sicherstellung der Nachhaltigkeit des Projektes (Übergang in die Linie) die hier ebenfalls dokumentiert wird.

Erarbeitete Unterlagen eines Projektes, bspw. eine inhaltliche Beschreibung des Projektergebnisses, können als Anlage beigelegt werden.

Projektstrukturplan

Untergliederung des Projektes in Teilaufgaben und Arbeitspakete. Das Formular ist als PowerPoint-Datei erstellt um es direkt für Präsentationen einsetzen zu können.

Arbeitspaketbeschreibung

Das Arbeitspaket ist ein inhaltlich abgegrenzter Projektteil mit eigenem Verantwortlichem. Die klare Definition des Arbeitspaketes ermöglicht es dem Projektleiter Aufgaben zu delegieren und die delegierte Leistung von dem Verantwortlichen einzufordern und in das Gesamtprojekt zu integrieren. Die Arbeitspaketbeschreibung ist ebenfalls als PowerPoint-Datei angelegt.

Change-Request / Änderungsantrag

Kein Projekt wird exakt so ausgeführt wie es ursprünglich geplant wurde. Nicht triviale Änderungen, die das Projektergebnis verändern oder zusätzliche Ressourcen erfordern, sind in einem Änderungsantrag anzuzeigen und zu genehmigen. Den genauen Vorgang, insbesondere wer genehmigungsberechtigt ist, regelt das Projekthandbuch. Der Change-Request ist ebenfalls als PowerPoint-Datei angelegt.

Nutzwertanalyse

Die Nutzwertanalyse dient der gewichteten Bewertung von Entscheidungsalternativen. Die Bewertung erfolgt dabei rein qualitativ. Das vorliegende Tool bietet die Möglichkeit bis zu vier Alternativen in einer zu definierenden Gewichtung gegeneinander abzuwägen. Die Beschreibung ist als Registerblatt in der Exceldatei angelegt.

ToDo-Liste

Trotz aller EDV-Tools nach wie vor beliebt - die ToDo-Liste. Die beiliegende Exceltabelle bietet neben einer nackten Liste verschiedene Vorteile:

• Jeder Aufgabe ist eine Nummer zugeordnet. Diese Nummer sollte auch in der zu der Aufgabe zugeordneten Korrespondenz Erwähnung finden. Bei E-Mails als Teil der Betreffzeile in eckigen Klammern (z.B.: "Rückfrage nach Stand der Erledigung [ID#0012]"), in Briefen ebenfalls unter Betreff oder auch "Unser Zeichen". So ist eine eindeutige und schnelle Zuordnung möglich. Statt ID lässt sich auch ein kurzes Projektkürzel verwenden (Einstellung über "Zelle formatieren"). In Kombination mit einer Regel in Outlook können dann alle zu einem Projekt zugehörenden E-Mails automatisch markiert und/oder in einen Ordner verschoben werden.
• In dem Register DropDowns können verschiedene Register definiert werden, so das Aufgaben verschiedenen Projektteilen zugeordnet werden können.
• Jeder Aufgabe kann über die Ziffern 1, 2 oder 3 eine Priorität zugeordnet werden.
• Die Tage bis zum vorgesehenen Abgabedatum werden errechnet. Ab Excel 2007 wird auch farbig dargestellt wie lange das Abgabedatum noch entfernt ist.
• Über die Filterfunktion von Excel lässt sich passgenau die eigene Anforderung auch aus umfangreichen Listen ausfiltern (z.B. unerledigte Aufgaben in meiner Verantwortung mit hoher Priorität).

Weitere Vorlagen

• Notizen
• Tagesordnung
• Teilnehmerliste
• Namensschilder

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